Par François-Xavier Pic,
Expert Fiscalité de la Recherche
ACIES Consulting Group

Suivre ses temps pour sécuriser son CIR

En 2014, les entreprises déclarant du CIR ont été redressées par l’administration fiscale à hauteur de 211 millions d’Euros, hors rectifications suite à réclamations contentieuses (demandes de remboursements, déclarations rectificatives, …).[1]

De par notre expérience, nous constatons que trop souvent, la cause de ces redressements s’explique par l’absence de preuves suffisantes pour justifier les sommes valorisées. En effet, le CIR pouvant être contrôlé jusqu’à 4 ans après l’engagement des dépenses, il est très difficile pour une entreprise qui ne s’y est pas préparée de répondre correctement aux demandes de l’administration sur des éléments datant de plusieurs années.

Par conséquent, il nous semble indispensable pour une entreprise déclarante de se constituer une documentation justificative « au fil de l’eau », sous peine de voir son CIR contesté lors de contrôles fiscaux ultérieurs. La base de pointage des temps est un élément clef dont il faut disposer pour sécuriser son CIR.

En effet, au sujet des dépenses de personnel, la doctrine administrative précise que, dans le cas où des chercheurs et techniciens sont affectés à temps partiel à des opérations de recherche, « les entreprises doivent pouvoir établir, avec précision et rigueur, le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue. » [2]

La jurisprudence, importante sur le sujet, illustre bien cette problématique. A titre d’exemple, les juges ont refusé à une société de prendre en compte les heures de recherche passées sur les projets valorisés, au motif que le déclarant n’avait assorti le temps de travail retenu pour le calcul de son CIR « d’aucun autre élément susceptible de justifier de la réalité et du détail du temps effectivement consacré par le requérant et ses salariés à des opérations de recherche. » [3]

 Afin d’éviter de se retrouver dans une telle situation, le moyen le plus sûr est de se doter d’une base de pointage. Cette base sera structurée afin de permettre à chaque contributeur d’y recenser ses temps (en jours ou en heures), à un niveau de détail suffisamment fin (mois, semaine ou journée), sur chacun des projets. Par souci de cohérence, on utilisera le plus souvent le découpage analytique déjà en place au sein de l’entreprise, ce qui permettra de surcroît d’affiner le niveau d’analyse et de pilotage des coûts liés aux différents projets.

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez effectuer directement ce suivi dans votre système de gestion (s’il est paramétré pour) ou avec un des outils disponibles sur le marché, comme par exemple le logiciel PILOTE proposé par ACIES : http://www.acies-cg.com/nos-expertises/solutions-web/logiciel-cir/

Un tel outil, simple à mettre en place, présente l’avantage d’être d’une grande précision, simplifie le travail de valorisation (il suffit d’intégrer les montants pointés sur des activités éligibles dans le crédit impôt recherche), permet si besoin de procéder à des estimations du CIR en cours d’année et reste un moyen de preuve solide et sûr, facilitant la défense du CIR en cas de contrôle fiscal.

[1] Source : Observatoire du CIR 2014

[2] BOI-BIC-RICI-10-10-10-30-20150506

[3] Cour Administrative d’Appel de Nantes, 11 juin 2008, N° 07NT00517